top of page

Okulary dla pracownika - krok po kroku

Wśród licznych obowiązków pracodawcy mających zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy, znajduje się i ten: zapewnienie okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze, a od 17 listopada 2023 r. również szkieł kontaktowych. Ale nie zawsze i nie każdemu pracownikowi. Zatem... krok po kroku... zacznijmy od tego, że obowiązek ów musi pozostawać w ścisłym związku z badaniami profilaktycznymi (wstępnymi, okresowymi lub kontrolnymi), na jakie pracodawca powinien kierować pracowników. I właśnie wyniki badań okulistycznych – i to koniecznie przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – muszą wykazać potrzebę stosowania takich okularów przy komputerze. Ze względu na to, że sam przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów.



Ustalenie zasad zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych

Możliwości jest wiele, bowiem pracodawca może np. zawrzeć umowę na wykonywanie okularów dla swych pracowników z dowolnym zakładem optycznym na terenie miejscowości, w której zakład pracy ma siedzibę i kierować do niego pracowników. W praktyce „zapewnienie” okularów sprowadza się do refundacji kosztów poniesionych przez pracownika, który we własnym zakresie dobiera sobie odpowiednie szkła i oprawki. Na tym tle może jednak dochodzić (i wiadomo, że praktyce dochodzi) do niepotrzebnych zgrzytów czy nieporozumień. Aby ich uniknąć, warto wcześniej przygotować zasady refundacji, z góry określając w nich przede wszystkim:

  • kwotę refundacji,

  • czasokres używalności okularów,

  • termin, w jakim pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.


Jest to o tyle istotne, że w przypadku braku takich zasad, pracownik uprawniony do zapewnienia mu okularów lub szkieł kontaktowych, może przedstawić pracodawcy fakturę z zakładu optycznego wystawioną na dowolną – być może zaskakującą – kwotę z żądaniem jej zwrotu.


Ustalenie kwoty refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze jest jednym z kluczowych elementów wewnątrzzakładowej regulacji. Kwota owa powinna być realna i faktycznie umożliwiać pracownikowi zakup odpowiednich okularów. Pracownik nie może przy tym oczekiwać, że pracodawca będzie finansował kosztowne oprawki okularów, sygnowane przez znanych projektantów mody, gdyż w naszym przypadku okulary mają spełniać jedynie praktyczną, zdrowotną (nie zaś – przy okazji – ozdobną) funkcję. Przed określeniem maksymalnej kwoty refundacji warto udać się do zakładu optycznego i tam dokonać rozeznania co do przeciętnych cen okularów (szkieł i oprawek), by na tej podstawie ustalić rozsądną górną granicę. Jeżeli jednak pracownikowi będzie zależało na droższych oprawkach, to nie ma przeszkód, aby pokrył różnicę z własnych środków.

Praktycznym rozwiązaniem jest uzależnienie wysokości kwoty refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów od minimalnego wynagrodzenia za pracę (np. 25% jego wysokości). Takie rozwiązanie nie wymaga od pracodawcy częstego nowelizowania wewnętrznej regulacji.

Przykład 1. Pracownik, który spełnia przesłanki uprawniające go do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów (pracuje przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie i podczas badań okresowych otrzymał zalecenie pracy w takich okularach) przedstawił pracodawcy fakturę za takie okulary na kwotę 500 zł. Czy pracodawca, u którego nie ustalono zasad refundacji, jest związany wnioskiem pracownika o zwrot poniesionych kosztów zgodnie z fakturą?

Przepisy nie określają wysokości kwoty, jaką pracodawca powinien zwrócić pracownikowi z tytułu refundacji kosztów poniesionych na okulary korygujące wzrok do pracy przy obsłudze monitora ekranowego, pozostawiając to w gestii pracodawcy. Jeśli jednak – jak w opisanej sytuacji – pracodawca nie ustalił żadnych zasad regulujących tę kwestię, to nie ma innego wyjścia, jak pozytywnie rozpatrzeć wniosek pracownika.


Nieco bardziej skomplikowana sprawa jest przy refundacji szkieł kontaktowych, bowiem tutaj koszty ponoszone przez pracownika są nieco inne i nie jednorazowe tak, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnych okularów. Zależą przede wszystkim od tego, czy używane soczewki są jednorazowe, czy też wielorazowego użytku: tygodniowe, miesięczny, kwartalne itp. Tym samym tutaj również pracodawca powinien zrobić rozeznanie rynku i ustalić taką kwotę, która będzie odpowiadała możliwości faktycznego zakupu takich szkieł przez pracownika.


Ustalenia okresu używalności okularów do pracy przy komputerze, jest to o tyle ważne, że w braku takiego ustalenia, pracownicy będą uprawnieni do składania wniosków o refundacje kosztów okularów np. kilkukrotnie w trakcie okresu ważności danego badania profilaktycznego.

Należy jednak zwrócić uwagę, że jeśli nawet pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym ustali, iż finansowanie okularów do pracy z komputerem może odbywać się nie częściej aniżeli raz na dwa lata, to i tak będzie to zapis nieskuteczny w przypadku, gdy pracownik otrzyma od lekarza medycyny pracy (po konsultacji okulistycznej np. w ramach badań kontrolnych), zaświadczenie o zmianie wady wzroku (jego pogorszeniu lub polepszeniu). W takiej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany przynajmniej do pokrycia kosztów wymiany samych szkieł.

Termin, w jakim pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów, ze względu na planowanie wydatków, czy też konieczność rozliczania środków finansowych w określonych terminach (dotyczy to zwłaszcza jednostek budżetowych), pracodawca powinien określić w wewnątrzzakładowym akcie prawnym regulującym kwestię zapewnienia pracownikom okularów do pracy przy komputerze. Ważne jest przy tym, żeby ów termin był na tyle długi, aby faktycznie umożliwił pracownikowi dobranie i zakup odpowiednich okularów (np. 3 miesiące od daty wydania orzeczenia lekarskiego).

Przykład 2. Pracownik, który odbył badania profilaktyczne w 2021 r., otrzymał od lekarza medycyny pracy zalecenie pracy przy komputerze w okularach korygujących wzrok. W marcu 2023 r., powołując się na badania z przed dwóch lat, zwrócił się do pracodawcy od refundację kosztów zakupu okularów, które poniósł w lutym 2023 r., ponieważ dopiero wtedy je kupił. Czy pracodawca jest związany takim wnioskiem pracownika?

Odpowiedzi na to pytania należałoby szukać w wewnątrzzakładowym akcie prawnym regulującym kwestię zapewnienia pracownikom okularów do pracy przy komputerze, bowiem z przepisów bhp nie wynika okres/termin, w jakim pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów. Jeżeli pracodawca nie ustalił takiego okresu/terminu, to powinien pozytywnie rozpatrzeć wniosek pracownika.


Komu przysługują okulary lub szkła kontaktowe?

Polskie przepisy przewidują tylko jeden przypadek zapewnienia (finansowania) pracownikowi przez pracodawcę okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok: praca przy komputerze. Podmiotem uprawnionym do zapewnienia okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze jest pracownik, a więc osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę (niezależnie od rodzaju tej umowy oraz czasu jej obowiązywania), w tym także praktykant lub stażysta, który:

  • użytkuje w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy,

  • otrzymał od lekarza medycyny pracy – po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych – zalecenie stosowania takich okularów.

Niedopuszczalnym jest pozbawianie pracownika prawa do okularów korygujących- wzrok tylko z tego powodu, że jest zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny, na czas określony itp.

Refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze przysługuje jedynie osobom zatrudnionym przy komputerze przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dobowy wymiar czasu pracy co do zasady wynosi 8 godzin. Zatem, aby nabyć prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze, należy pracować przy jego obsłudze przez co najmniej 4 godziny dziennie.

Przykład 3. Specjalista ds. księgowości zatrudniony jest na pół etatu. Czy takiej osobie przysługuje prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze?

Tak – jeżeli dany pracownik pracuje przy komputerze w wymiarze ½ etatu, a więc 4 godziny dziennie, to ma prawo do takiej refundacji. Gdyby jednak pracownik zatrudniony na pół etatu na pracę przy komputerze nie poświęcał całego czasu pracy, to taka refundacja by mu nie przysługiwała.

Przykład 4. Pracodawca otrzymał wniosek o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze od pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim. Czy w takim przypadku powinien rozpatrzyć go pozytywnie?

Nie – prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze przysługuje pracownikowi, który świadczy pracę i jednocześnie spełnia dwie przesłanki: (a) wykonuje pracę przy komputerze przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy oraz (b) przedstawi pracodawcy orzeczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy po przeprowadzonych badaniach profilaktycznych, z którego wynika konieczność stosowania tych okularów. Z uwagi na to, że kobieta przebywająca na urlopie macierzyńskim nie świadczy pracy, to tym samym nie ma prawa do refundacji.

Przykład 5. Czy pracownikowi obsługi – woźnemu w szkole, do zadań którego należy obserwacja monitoringu oraz inne prace porządkowe na terenie szkoły, należy dofinansować zakup okularów korygujących wzrok? Pracownik nie musi stale przebywać przy ekranach komputera, ponieważ dane zapisują się na dysku.

Nie - obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok dotyczy wyłącznie tych pracowników, którzy przez ponad 4 godziny dziennie obsługują monitor ekranowy, jeżeli takie zalecenie zostało wydane przez lekarza medycyny pracy w ramach badań profilaktycznych. Jeśli więc pracownik przy ekranach systemu monitoringu spędza mniej czasu, to pracodawca nie musi mu takich okularów finansować.


Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy związanych z bhp jest zapewnienie pracownikom – na swój koszt – profilaktycznej opieki zdrowotnej. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań: wstępne, dla osób przyjmowanych do pracy lub pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe; okresowe, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy, oraz kontrolne, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.


Z uwagi na to, że badania odbywają się na podstawie wydanego przez pracodawcę skierowania, z którego jednoznacznie powinno wynikać, iż dany pracownik pracuje lub będzie pracował przy komputerze, lekarz medycyny pracy kieruje go na badania okulistyczne. W przypadku zdiagnozowania wady wzroku uzasadniającej stosowania okularów, lekarz medycyny pracy w orzeczeniu lekarskim stwierdza konieczność stosowania przez danego pracownika lub kandydata na pracownika, poprzez wprowadzenie stosownego zapisu (np. „praca przy monitorze ekranowym w okularach korygujących wzrok”). To właśnie taki zapis uprawnia pracownika do ubiegania się o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów, a pracodawcę do zwolnienia wypłaconej kwoty z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

Pracodawca nie ma obowiązku kierowania pracownika na badania profilaktyczne poza terminami wynikającymi z przepisów bhp (np. badania kontrolne) lub obowiązujących orzeczeń, określających termin ich ważności, a tym samym termin kolejnego badania profilaktycznego.

Przykład 6. Pracownik zatrudniony na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży posiada aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do pracy na swoim stanowisku do grudnia 2024 r. W maju 2022 r. stwierdził jednak, że pogorszył mu się wzrok, w związku z czym udał się do okulisty w ramach publicznej opieki zdrowotnej, gdzie lekarz potwierdził jego przypuszczenia. Pracownik wyrobił sobie okulary i przedstawił pracodawcy fakturę wraz z wnioskiem o jej refundację. Czy pracodawca musi przychylić się do wniosku pracownika?

Nie – obowiązek pracodawcy polegający na refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze skorelowany jest z badaniami profilaktycznymi. Nie ma zatem podstaw do zwracania pracownikowi kosztów, jakie poniósł na zakup takich okularów wyłącznie na podstawie zaświadczenia lekarskiego uzyskanego w ramach publicznej opieki zdrowotnej (nie zaś medycyny pracy w ramach wykonywanych tam badań profilaktycznych). Pracownik, pomijając w całej procedurze swojego pracodawcę (nie wystąpił do niego z prośbą o skierowanie na badania profilaktyczne w związku z pogorszeniem stanu zdrowia), automatycznie pozbawił się szansy na skorzystanie z przysługującego mu uprawnienia uzyskania zwrotu kosztów okularów do pracy przy komputerze.


Co może być przedmiotem refundacji?

Przepisy bhp obligują pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok do pracy przy komputerze. Do 17.11.2023 r. obowiązek dotyczył jedynie okularów, a więc zgodnie z definicją zamieszczoną w Słowniku Języka Polskiego PWN (http://sjp.pwn.pl), pary szkieł optycznych w oparwie, służących do korygowania wad wzroku lub ochrony przed promieniami słonecznymi. Powyższa nowelizacja rozszerzyła ten obowiązek o szkła kontaktowe. Jej autorzy uznali bowiem, że stosowanie szkieł kontaktowych jest często zalecane przez lekarzy podczas badań profilaktycznych, dlatego spoczywający na pracodawcy obowiązek nie powinien ograniczać się jedynie do zapewnienia pracownikowi okularów korekcyjnych. Przepisy nie rozstrzygają tego, czy jest możliwa refundacja szkieł kontaktowych w przypadku zawarcia w orzeczeniu wpisu o tradycyjnych okularach. Niemniej jednak uważam, że decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, który może posiłkować się wyborem pracownika w tym zakresie lub też zapisem w orzeczeniu lekarskim.


Okulary lub szkła kontatkowe a rozwiązanie stosunku pracy

W wewnątrzzakładowych regulacjach określających zasady przydziału okularów i szkieł kontaktowych korygujących wzrok warto rozstrzygnąć kwestię postępowania w przypadku zakończenia stosunku pracy pracownika, który otrzymał takie okulary lub szkła.

Przykład 7. Pracodawca zapewnił pracownikowi okulary korygujące wzrok do pracy przy komputerze poprzez skierowanie go do zakładu optycznego, z którym ma podpisaną umowę na bezgotówkowe rozliczenie kosztów. Pracownik po trzech miesiącach złożył wypowiedzenie stosunku pracy. Czy w takim przypadku powinien zwrócić pracodawcy okulary korygujące wzrok?

W opisanym przypadku okulary stanowią własność pracodawcy, w związku z czym, w razie rozwiązania stosunku pracy, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich zwrotu.

Przykład 8. Pracodawca w wewnątrzzakładowym akcie prawnym ustalił, że pracownikowi przysługuje prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze do wysokości 300 zł. Czy w przypadku, gdy pracownik zapłacił za okulary 500 zł (200 zł dołożył z własnych środków), pracodawca może go zobowiązać do zwrotu okularów po zakończeniu stosunku pracy?

W przypadku, gdy pracodawca jedynie partycypuje w kosztach zakupu okularów do pracy przy komputerze, nie może żądać od pracownika pozostawienia tych okularów w przypadku rozwiązania stosunku pracy przed upływem okresu ich używalności określonym w wewnątrzzakładowym akcie prawnym. W takim przypadku pracodawca może co najwyżej dochodzić od pracownika proporcjonalnego zwrotu poniesionych nakładów, których wysokość powinna być uzależniona od pozostałego okresu używalności okularów.


Z uwagi na praktyczny aspekt rozwiązywania kwestii zwrotu okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze, pracodawca powinien rozważyć możliwość odkupienia przez pracownika (za nieco niższą kwotę) wyrobionych specjalnie dla niego okularów. Takie rozwiązanie umożliwi pracodawcy odzyskanie przynajmniej części środków, jakie przeznaczył na zapewnienie okularów dla pracownika, bowiem prawdopodobieństwo, że okulary te będą odpowiednie dla innej osoby, jest bardzo niewielkie; ponadto okuliści zdecydowanie przestrzegają przed podobnymi eksperymentami jako niebezpiecznymi dla wzroku „spadkobierców”.


Kilku pracodawców, jedne okulary

Pracownicy zatrudnieni w dwóch lub więcej różnych podmiotach, w których zgodnie z przepisami nabywają prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów do pracy przy komputerze, z formalnego punktu widzenia mogą ubiegać się o refundację kosztów poniesionych na zakup takich okularów lub szkieł kontaktowych od każdego z pracodawców, u których są jednocześnie zatrudnieni. Jedynym ograniczeniem takiej praktyki może być zażądanie przez chociażby jednego z pracodawców oryginału faktury wystawionej na dany zakład pracy (w przypadku refundacji pełnej kwoty poniesionej na zakup okularów), a nie na pracownika. W takiej sytuacji pracownik nie mógłby wykorzystać powyższego dokumentu w kolejnym zakładzie pracy i nie uzyskałby dwukrotnie zwrotu kosztów poniesionych na zakup tych samych okularów.

Przykład 9. Pracownik zatrudniony w dwóch przedsiębiorstwach na stanowisku specjalisty ds. wynagrodzeń, w obydwu podmiotach otrzymał zalecenie stosowania okularów do pracy przy komputerze. Czy z formalnego punktu widzenia może skorzystać z przewidzianej przez tych pracodawców refundacji dysponując fakturą za jedne okulary?

Przepisy nie zabraniają pracownikowi ubiegania się o refundację kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze oddzielnie od każdego z pracodawców, u których jest jednocześnie zatrudniony.


Okulary do pracy innej, niż przy komputerze

Przepisy bhp nie przewidują obowiązku refundacji kosztów poniesionych zakup okularów lub szkieł kontaktowych dla pracowników innych, niż obsługujących monitory ekranowe. Oczywiście nie oznacza to, że pracodawca nie może sfinansować takich okularów pracowników zatrudnionemu na stanowisku kasjera czy sprzątaczki. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku wypłacona kwota nie będzie podlegała zwolnieniom z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS.

Przykład 10. Czy operator maszyny ma prawo do refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów?

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy przy obsłudze monitorów ekranowych nie mają zastosowania wobec operatorów wykonujących pracę w kabinach sterowniczych maszyn i urządzeń. W związku z powyższym pracodawca nie ma obowiązku ani refundowania pracownikom kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok, ani urządzenia jego stanowiska pracy zgodnie z przepisami w zawartymi w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.


Niedopełnienie obowiązku zapewnienia okularów

Pracodawca, który nie zapewnia pracownikom zatrudnionym przy komputerze okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, podlega karze grzywny w wysokości od 1000 do 30.000 zł.

Grzywna może zostać nałożona przez inspektora pracy Państwowej Inspekcji Pracy w drodze mandatu karnego po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających, jeżeli uzna on, że taka kara będzie wystarczająca. Mandat nałożony przez inspektora pracy nie może być jednak wyższy niż 2000 zł, chyba że ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika popełnił w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie. Wówczas właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł.

Jeżeli jednak inspektor pracy uzna, że z jakichś przyczyn pracodawca zasługuje na wyższą grzywnę (np. nie dopełnia również innych obowiązków w zakresie bhp), wówczas może wystąpić do sądu rejonowego z wnioskiem o ukaranie.


10 wyświetleń0 komentarzy

Ostatnie posty

Zobacz wszystkie

Σχόλια


bottom of page